Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ – WILD OF LAPLAND FOREST OY

Dernière mise à jour : 23 août 2026

  1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

Wild Of Lapland Forest Oy
Y-tunnus : 3505884-3
Kaarnintie 83
97625 Vanttauskoski, Finlande
Téléphone : +358 46 538 3358
E-mail : info@wolftrail.fi

Cette politique concerne les données traitées dans le cadre des activités WOLF Trail, des hébergements WOLF Cabins et de l’utilisation des sites suivants :

https://wolftrail.fi
https://www.arcticadventure.fi

Arctic Adventure est le nom du site de réservation des activités et non celui d’une entreprise. Wild Of Lapland Forest Oy demeure le responsable du traitement pour les opérations relevant de sa responsabilité.

Pour toute question ou demande concernant les données personnelles, le contact à privilégier est : info@wolftrail.fi.

  1. Principes appliqués

Wild Of Lapland Forest Oy traite les données personnelles de manière licite, loyale, transparente et uniquement pour des finalités déterminées.

Nous nous efforçons de :

  • collecter uniquement les données nécessaires ;
  • conserver des informations exactes et à jour ;
  • limiter l’accès aux personnes qui en ont besoin ;
  • protéger les données contre la perte, l’accès non autorisé ou l’utilisation abusive ;
  • supprimer ou anonymiser les données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, sauf obligation légale de conservation.
  1. Données susceptibles d’être collectées

Selon le service utilisé, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :

Données d’identification et de contact :

  • nom et prénom ;
  • adresse postale ;
  • adresse e-mail ;
  • numéro de téléphone ;
  • date de naissance ou âge ;
  • nationalité ;
  • langue de communication.

Données relatives aux réservations :

  • référence de réservation ;
  • activité, hébergement, date et horaire réservés ;
  • nombre et identité des participants ;
  • âge des enfants ;
  • lieu de prise en charge ;
  • préférences et demandes particulières ;
  • montant payé, devise, état du paiement et informations relatives à une éventuelle annulation ou modification ;
  • échanges concernant la réservation.

Données nécessaires à la sécurité :

  • aptitude déclarée à participer ;
  • grossesse déclarée ;
  • limitation physique, blessure, opération récente, handicap, traitement ou autre information de santé communiquée par le participant lorsqu’elle peut affecter la sécurité ;
  • âge et taille d’un enfant lorsque ces informations sont nécessaires pour un rehausseur ou un équipement ;
  • vérification de la possession d’un permis de conduire valide pour le quad ;
  • informations relatives à un incident, une chute, une blessure, une morsure, un dommage ou un quasi-accident.

Nous ne demandons pas de dossier médical complet et ne posons aucun diagnostic. Les participants doivent uniquement communiquer les informations nécessaires pour permettre une évaluation raisonnable de la sécurité.

Données relatives au paiement :

Les paiements sont traités par des prestataires spécialisés, notamment Stripe et les solutions intégrées à Bókun. Wild Of Lapland Forest Oy ne reçoit pas et ne conserve pas le numéro complet de la carte bancaire ni son code de sécurité.

Nous pouvons recevoir et conserver les informations nécessaires pour identifier le paiement, effectuer un remboursement, établir une facture et gérer une contestation.

Données relatives aux hébergements :

Pour les locations de chalets, nous pouvons traiter les informations de réservation reçues directement ou par l’intermédiaire de Booking.com et Airbnb, ainsi que les données nécessaires à l’accueil, à la facturation, à la sécurité et au respect des obligations légales relatives aux voyageurs.

Données relatives aux communications :

Nous pouvons conserver les e-mails, formulaires de contact, réclamations, demandes d’information et autres communications nécessaires au traitement de la demande et au suivi de la relation client.

Données techniques :

Lors de la consultation des sites, certaines données techniques peuvent être traitées, notamment :

  • adresse IP ;
  • type d’appareil, navigateur et système d’exploitation ;
  • pages consultées ;
  • date, heure et durée approximative de la visite ;
  • source de la visite ;
  • identifiants techniques et cookies ;
  • informations nécessaires à la sécurité et au fonctionnement du site.

Photographies, vidéos et enregistrements audio :

Des photographies ou vidéos peuvent être réalisées pendant les activités dans les conditions précisées dans nos conditions générales.

Lorsqu’une situation de menace, d’agressivité, d’incident, de plainte ou de litige le rend raisonnablement nécessaire, une conversation à laquelle un membre de notre équipe participe peut également être enregistrée à des fins de sécurité, de documentation ou de défense de droits.

  1. Sources des données

Les données peuvent provenir :

  • directement du client ou du participant ;
  • de la personne qui effectue une réservation pour un groupe ;
  • d’un parent ou représentant légal ;
  • de Bókun, Stripe, Booking.com, Airbnb ou d’un autre canal de réservation ;
  • d’un partenaire ou revendeur ayant enregistré la réservation ;
  • de nos formulaires, e-mails et échanges avec le client ;
  • de l’utilisation de nos sites et de leurs cookies ;
  • de notre équipe lorsqu’elle établit un rapport d’incident ou constate un dommage.

La personne qui réserve pour plusieurs participants doit leur transmettre cette politique et s’assurer que les informations communiquées sont exactes.

  1. Finalités et bases juridiques

Nous traitons les données pour les finalités suivantes :

Exécution d’un contrat ou mesures précontractuelles :

  • répondre à une demande ;
  • établir et confirmer une réservation ;
  • encaisser le paiement ;
  • organiser l’activité, le transport ou l’hébergement ;
  • communiquer les horaires, points de rendez-vous et consignes ;
  • gérer une modification, une annulation ou un remboursement ;
  • fournir le service réservé ;
  • traiter une demande ou une réclamation liée au contrat.

Respect d’une obligation légale :

  • établir et conserver les documents comptables ;
  • respecter les obligations fiscales ;
  • tenir les informations relatives aux voyageurs hébergés ;
  • transmettre certaines informations aux autorités lorsque la loi l’exige ;
  • respecter les obligations concernant la sécurité des services ;
  • coopérer avec les autorités compétentes.

Intérêt légitime de Wild Of Lapland Forest Oy :

  • protéger les participants, les animaux, l’équipe, les installations et le matériel ;
  • prévenir les fraudes, abus, menaces et comportements dangereux ;
  • documenter un incident ou un dommage ;
  • établir, exercer ou défendre un droit ;
  • sécuriser et améliorer les sites internet ;
  • mesurer l’utilisation générale des sites lorsque cela est permis ;
  • répondre aux messages et assurer le suivi de la clientèle ;
  • réaliser certaines photographies ou vidéos générales d’ambiance dans le respect des droits des personnes.

Consentement :

Le consentement est utilisé lorsque celui-ci est requis, notamment pour :

  • certains cookies non essentiels ;
  • un portrait, une interview, un témoignage ou une image mettant clairement en avant une personne identifiable ;
  • une image mettant clairement en avant un enfant, avec l’autorisation de son représentant légal ;
  • toute utilisation facultative qui ne peut pas être fondée sur une autre base juridique.

Le consentement peut être retiré à tout moment pour les utilisations futures, sans affecter la licéité du traitement effectué avant son retrait.

Wild Of Lapland Forest Oy n’envoie actuellement aucune newsletter ni campagne publicitaire par e-mail à une liste de clients. Si cette pratique devait changer, une information et, lorsque cela est nécessaire, un consentement distinct seraient mis en place.

  1. Données de santé et informations sensibles

Les informations concernant la santé ou la grossesse sont utilisées uniquement lorsqu’elles sont nécessaires pour évaluer la sécurité, adapter la participation, répondre à une urgence, documenter un incident ou défendre un droit.

Ces informations ne sont pas utilisées à des fins publicitaires.

Lorsqu’une information relève d’une catégorie particulière de données au sens du Règlement général sur la protection des données, elle est traitée uniquement lorsqu’une condition autorisée par l’article 9 du RGPD s’applique, notamment le consentement explicite de la personne, la protection des intérêts vitaux dans une situation d’urgence ou l’établissement, l’exercice ou la défense de droits.

L’accès à ces informations est limité aux personnes qui en ont réellement besoin.

  1. Informations relatives aux voyageurs hébergés

Conformément à la loi finlandaise sur les activités d’hébergement et de restauration, Act on Accommodation and Food Service Activities 308/2006, Wild Of Lapland Forest Oy doit établir une fiche voyageur pour les personnes hébergées.

Selon la situation, les informations légalement requises peuvent comprendre :

  • le nom complet ;
  • le numéro d’identité personnel finlandais ou, à défaut, la date de naissance et la nationalité ;
  • les informations requises concernant le conjoint et les enfants mineurs accompagnants ;
  • l’adresse ;
  • le pays depuis lequel le voyageur arrive en Finlande ;
  • le numéro du document de voyage lorsque la loi l’exige ;
  • les dates d’arrivée et de départ.

L’identité du voyageur est vérifiée conformément à la loi. Les données relatives aux voyageurs étrangers sont transmises aux autorités de police compétentes lorsque la législation finlandaise l’exige.

Les fiches voyageurs et leurs données sont conservées pendant un an à compter de leur signature ou de leur enregistrement, puis supprimées ou détruites conformément à la loi.

Ces données légales ne sont pas utilisées à des fins publicitaires.

  1. Réservations, paiements et plateformes externes

Bókun fournit le système technique permettant d’effectuer et de gérer certaines réservations. Bókun traite donc les informations saisies par les clients et permet à Wild Of Lapland Forest Oy d’accéder aux données nécessaires à l’exécution de la réservation.

Stripe et les autres prestataires de paiement traitent les données nécessaires pour autoriser le paiement, prévenir la fraude, effectuer un remboursement et respecter leurs propres obligations légales.

Lorsqu’un chalet est réservé sur Booking.com ou Airbnb, la plateforme concernée traite également les données selon sa propre politique de confidentialité et transmet à Wild Of Lapland Forest Oy les informations nécessaires à l’exécution de la réservation.

Ces prestataires peuvent agir comme sous-traitants, responsables indépendants du traitement ou les deux, selon l’opération concernée. Le client doit également consulter la politique de confidentialité de la plateforme utilisée.

  1. Cookies et mesure d’audience

Les sites peuvent utiliser différentes catégories de cookies :

  • cookies strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à la gestion des préférences ;
  • cookies permettant de mémoriser certains choix ;
  • cookies de mesure d’audience et de statistiques ;
  • cookies déposés par des contenus ou services externes.

Wolftrail.fi peut utiliser WordPress, WordPress.com Stats, MonsterInsights et Google Analytics afin de comprendre de manière générale comment le site est utilisé.

Lorsque la réglementation exige un consentement, les cookies de mesure d’audience ou autres cookies non essentiels sont activés uniquement après le choix du visiteur dans le bandeau ou l’outil de gestion des cookies.

Le visiteur peut refuser les cookies non essentiels ou retirer son consentement à tout moment sans perdre l’accès aux fonctions essentielles du site.

Le navigateur permet également de supprimer ou bloquer les cookies. Certaines fonctions du site peuvent toutefois être moins pratiques lorsque tous les cookies sont bloqués.

  1. Commentaires et contenus intégrés

Si les commentaires sont autorisés sur wolftrail.fi, les données saisies dans le formulaire, l’adresse IP et certaines informations relatives au navigateur peuvent être traitées afin d’afficher le commentaire, prévenir les messages indésirables et protéger le site.

Une chaîne anonymisée créée à partir de l’adresse e-mail peut être transmise au service Gravatar afin de déterminer si la personne utilise ce service. Gravatar et Automattic traitent alors les données selon leurs propres politiques.

Les pages peuvent contenir des éléments intégrés provenant de services externes, par exemple des vidéos, cartes, boutons de réseaux sociaux ou avis. Ces services peuvent recevoir l’adresse IP du visiteur, utiliser des cookies et collecter des informations sur l’interaction avec le contenu, selon leurs propres politiques de confidentialité.

Les interactions avec nos pages Facebook, Instagram ou d’autres réseaux sociaux sont également soumises aux politiques des plateformes concernées.

  1. Photos et vidéos prises par Wild Of Lapland Forest Oy

Wild Of Lapland Forest Oy peut occasionnellement réaliser des photographies et vidéos générales d’ambiance afin de présenter ses activités sur ses sites et réseaux sociaux.

Les participants sont informés avant ou au début de l’activité qu’une prise d’images peut avoir lieu. Toute personne peut s’opposer à apparaître sur les images avant ou pendant l’activité, sans conséquence sur sa réservation.

Une autorisation explicite est demandée pour un portrait, une interview, un témoignage ou une image sur laquelle une personne est clairement identifiable et mise en avant. Lorsqu’un enfant est clairement identifiable ou mis en avant, l’autorisation de son représentant légal est demandée.

Une demande d’opposition, de retrait ou de suppression peut être adressée à info@wolftrail.fi. Nous traiterons la demande en fonction de sa base juridique, des droits des autres personnes et des possibilités raisonnables de retrait. La suppression d’une publication contrôlée par Wild Of Lapland Forest Oy n’entraîne pas nécessairement la disparition immédiate de copies déjà partagées, indexées ou conservées par des tiers.

  1. Enregistrements audio liés à la sécurité

Les conversations ne sont pas enregistrées en permanence.

Lorsqu’une menace, une agression, un incident, une plainte ou un litige rend un enregistrement raisonnablement nécessaire, Wild Of Lapland Forest Oy peut enregistrer une conversation à laquelle un membre de son équipe participe afin de protéger les personnes, documenter les faits, coopérer avec les autorités ou établir, exercer ou défendre un droit.

Les personnes concernées sont informées avant ou au moment du début de l’enregistrement lorsque cela est possible sans compromettre la sécurité immédiate. Si l’information immédiate est impossible, elle est fournie dès que la situation le permet.

L’accès aux enregistrements est limité. Ils ne sont pas utilisés à des fins publicitaires.

  1. Destinataires des données

Dans la mesure nécessaire, les données peuvent être accessibles ou transmises aux catégories de destinataires suivantes :

  • membres autorisés de l’équipe de Wild Of Lapland Forest Oy ;
  • Bókun et ses prestataires techniques ;
  • Stripe et autres prestataires de paiement ;
  • Booking.com et Airbnb pour les réservations effectuées sur ces plateformes ;
  • hébergeurs des sites, WordPress et Automattic ;
  • Google, MonsterInsights et services de statistiques lorsque ces outils sont activés ;
  • prestataires de messagerie électronique et de lutte contre les messages indésirables ;
  • comptable, assureur, avocat ou autre conseiller professionnel soumis à une obligation de confidentialité ;
  • services d’urgence ;
  • police, administration fiscale, autorités de contrôle et autres autorités légalement habilitées.

Les données ne sont pas vendues.

Nous ne communiquons pas les données à des tiers pour leurs propres campagnes publicitaires.

  1. Transferts hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires internationaux peuvent traiter des données en dehors de la Finlande ou de l’Espace économique européen.

Lorsque des données sont transférées vers un pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, le transfert doit reposer sur une garantie reconnue, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne, ou sur une autre base autorisée par la législation applicable.

Des informations complémentaires concernant les transferts réalisés par Bókun, Stripe, Booking.com, Airbnb, Google, Automattic et les réseaux sociaux figurent dans leurs politiques de confidentialité respectives.

  1. Durées de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à leur finalité, puis supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale ou litige en cours.

Les critères suivants sont appliqués :

  • données de réservation et relation client : pendant l’exécution du contrat puis pendant la durée nécessaire au traitement des réclamations et à la défense des droits ;
  • factures, paiements et documents comptables : pendant les durées imposées par la législation comptable et fiscale finlandaise ;
  • fiches voyageurs : un an conformément à la législation finlandaise ;
  • informations de santé communiquées pour une activité : supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à la sécurité, sauf lorsqu’elles font partie d’un rapport d’incident, d’une réclamation ou d’une obligation légale ;
  • rapports d’incident, dommages et enregistrements audio : pendant la durée nécessaire au traitement de l’événement et des éventuelles procédures ou délais de recours ;
  • demandes et e-mails : pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et au suivi raisonnable de la relation ;
  • données traitées sur la base du consentement : jusqu’au retrait du consentement ou jusqu’à ce que le traitement ne soit plus nécessaire ;
  • commentaires : jusqu’à leur suppression ou pendant la durée nécessaire à la modération et à la protection du site ;
  • journaux techniques et cookies : selon leur finalité, leur durée propre et les paramètres de l’outil concerné ;
  • sauvegardes : pendant leur cycle normal de remplacement sécurisé.
  1. Sécurité des données

Wild Of Lapland Forest Oy met en œuvre des mesures raisonnables afin de protéger les données, notamment :

  • accès limité aux personnes autorisées ;
  • protection des comptes et appareils ;
  • utilisation de prestataires reconnus ;
  • mises à jour et mesures de sécurité des sites ;
  • limitation des données collectées ;
  • conservation sécurisée des documents ;
  • suppression ou destruction lorsque la conservation n’est plus nécessaire.

Aucune transmission ni aucun système informatique ne peut être garanti comme totalement exempt de risque. En cas de violation de données susceptible de présenter un risque, Wild Of Lapland Forest Oy prend les mesures nécessaires et informe l’autorité de contrôle et les personnes concernées lorsque la réglementation l’exige.

  1. Données obligatoires et conséquences d’un refus

Certaines données sont nécessaires pour conclure ou exécuter une réservation, respecter une obligation légale ou garantir la sécurité.

Si le client refuse de fournir une information indispensable, Wild Of Lapland Forest Oy peut être dans l’impossibilité de confirmer la réservation, fournir le service, autoriser la conduite ou permettre la participation.

Les données facultatives, les cookies non essentiels et les autorisations d’image peuvent être refusés sans empêcher l’accès aux fonctions essentielles ni la participation à l’activité.

  1. Droits des personnes

Selon la situation et la base juridique du traitement, toute personne peut demander :

  • l’accès à ses données ;
  • la rectification de données inexactes ;
  • l’effacement de données ;
  • la limitation du traitement ;
  • l’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
  • la portabilité de certaines données fournies dans le cadre d’un contrat ou d’un consentement ;
  • le retrait d’un consentement pour l’avenir.

Ces droits ne sont pas absolus. Une demande d’effacement ne peut notamment pas imposer la suppression de données que Wild Of Lapland Forest Oy doit conserver en vertu de la loi ou dont elle a besoin pour établir, exercer ou défendre un droit.

Les demandes doivent être envoyées à info@wolftrail.fi. Afin d’éviter de communiquer des données à une mauvaise personne, une vérification raisonnable de l’identité peut être demandée.

Nous répondons dans le délai prévu par le RGPD, normalement dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé lorsque la demande est complexe ou lorsque plusieurs demandes ont été reçues, conformément au RGPD.

  1. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Toute personne estimant que ses données ne sont pas traitées correctement est invitée à contacter d’abord Wild Of Lapland Forest Oy à info@wolftrail.fi afin que nous puissions examiner la situation.

Elle peut également déposer une réclamation auprès de l’autorité finlandaise de protection des données :

Office of the Data Protection Ombudsman
https://tietosuoja.fi/en/home
E-mail du registre : tietosuoja@om.fi

  1. Enfants

Les informations concernant les enfants sont communiquées par la personne effectuant la réservation ou par leur représentant légal et sont utilisées uniquement dans la mesure nécessaire à la réservation, à la sécurité, au transport et au respect des obligations légales.

Les enfants restent sous la responsabilité directe de leurs parents ou accompagnateurs adultes pendant les services.

L’autorisation du représentant légal est demandée lorsqu’un enfant est clairement identifiable et mis en avant dans une photographie ou une vidéo destinée à la communication publique.

  1. Décisions automatisées

Wild Of Lapland Forest Oy ne prend aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sur la seule base d’un traitement automatisé.

Les prestataires de paiement peuvent utiliser des outils automatisés de prévention de la fraude ou de sécurisation des transactions selon leurs propres politiques.

  1. Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour lorsque les services, outils, prestataires ou obligations légales évoluent.

La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de modification importante, une information appropriée peut être affichée sur le site ou communiquée aux personnes concernées.

La version publiée au moment du traitement décrit la manière dont les données sont alors utilisées.